１９８０年代末になると，ダウンサイジングが普及しました。その環境での利用として，電子メールや電子掲示板を中心とするグループウェアが急速に普及しました。このような機能は、インターネットでポピュラーですが、グループウェアのほうが先行して普及したのです（先行例）。
限定された組織内でのコミュニケーションでは，情報交換の頻度が多く，その内容も重要なものが多いので，インターネットのような世界中の不特定多数を対象にした環境とは異なる配慮が必要になります。
・組織内の人が全員参加できるように，情報送受信の操作が簡単でなければならない。
・組織外の人がアクセスしないように，セキュリティ対策が必要になる。
・スケジュールや電子会議のような，多様な機能が必要になる。
・環境を統一することが比較的容易である。
しかし、インターネットがＷｅｂ２.０と呼ばれる時代になり、ブログやＳＮＳなど双方向での利用ができるようになりました。Ｗｅｂを介してグループウェアの機能が提供されるようになりました。第三者が侵入できないようなネットワークセキュリティのしくみも発展してきました。そのため、インターネットを利用したグループウェアが多くなり、次第に両者の違いは希薄になっています。
その後、グループウェアは、特定の機能に絞った用途に発展してきました。その代表的なものに、電子掲示板の「教えて・教えます」コーナーを発展させて、個人の知識を組織全体の知識として活用するナレッジ･マネジメントや、電子メールに多様な機能を加えて申請や稟議などの業務を電子化したワークフロー管理システムなどがあります（グループウェアの位置づけ）。