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グループウェアの目的

キーワード

グループウェア,情報伝達の迅速化,情報共有化、組織の創造性向上


グループウェアの直接的な目的には,電子メールや電子掲示板による情報伝達の迅速化や情報共有化がありますが,むしろ,それらを活用して,組織の活性化や組織の創造性向上を図ることが重要なのです。

情報伝達の迅速化,情報共有化
電子メールは,情報の伝達を容易に迅速に行うのに役立ちます。電子掲示板は,社内全員がそれを読み,必要に応じて書き込むことにより,情報を共有化することができます。
意思決定の迅速化
一般社員からトップに直接メールすることができ,またその逆ができます。そのようなことは電話や手紙でもできますが,電子メールのほうが抵抗感がないので,もっと円滑に行うことができます。また,電子掲示板をトップが見ることにより,現場の動きを把握できるし,トップが社の方針などを掲示板に掲げることにより,直接に全社員に伝えることもできます。このように,意思決定を迅速化することができます。
組織のフラット化
トップと一般社員が直接に情報を交換できるようになると,中間管理職の任務のうち,単に上と下との間のパイプ役としての任務は不要になります。それにより,組織そのものが階層の深いピラミッド型組織からフラットな文鎮型の組織になります。
組織の再編成
電子メールや電子掲示板は,組織の壁を超えた情報交換を活発にするので,従来の部や課の意味が薄れてきます。情勢の変化によりダイナミックに組織を変えることができるようになります。これが進むと,組織の業務は固定した組織内で行う必要すらなくなります。さらには,企業内に限定する必要すらなくなり,必要に応じて,社外の専門家との協同作業で行うようなことも起こってきます。すなわち,グループウェアの活用は,組織そのものを変えることにもなるのです。
組織の活性化
このような組織では,各人が上司の指示で行動するのではなく,自律的に行動することが求められます。それを円滑に行うには,大幅な権限委譲をすることが必要になります。また,中間管理職は管理をすることだけではなく,プロジェクトリーダとして,自ら業務を行いプロジェクトを率いていくことが要求されます。このような変化により組織が活性化されます。
組織の創造性向上
情報を共有化することにより,各人が共通の目標を持って行動することができます。電子掲示板に質問や意見を掲げれば,全社の経験者からノウハウやサゼスションが得られます。専門家がその分野でのノウハウを整理して登録しておけば,初心者がそれを見ることにより,適切な行動をとることができるようになります。すなわち,個人の知識が組織全体の知識となり,個人の意見が大勢の意見により高められます。グループウェアは,このように組織の創造性の向上に役立つのです。

理解度チェック: 正誤問題選択問題