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公開ファイル提供方式と個別メニュー提供方式

キーワード

公開ファイル提供方式、個別メニュー提供方式、過度依存症


情報検索系システムは、公開ファイル提供方式と個別メニュー提供方式に区分できます。

公開ファイル提供方式と個別メニュー提供方式

公開ファイル提供方式は、IT部門が公開ファイルを整備し、エンドユーザが簡単なツールを用いて任意に検索加工する形態です。この方式では、IT部門は、公開ファイルを整備して、適切なツールを提供しさえすればよいので、IT部門の負荷は低下します。教育・普及を行う負荷がかかりますが、エンドユーザからの多様な情報提供の要求に応えることと比較すれば、大きな負荷制限になります。
 エンドユーザは、公開ファイルにあるデータを多様な切り口で検索加工できます。しかし、そのためには、エンドユーザは、ファイルの内容やツール操作の知識が必要になります。さらに、表計算ソフトに習熟していれば、パソコンを用いて再加工したり、グラフ化したりすることができます。

エンドユーザのなかには、営業や経理の固有の業務を行うのが自分の任務で、コンピュータ利用などはIT部門の仕事だと思っている人もいます。また、そのように思っている情報システム部員もいます。
 そのため、「1をクリックしたら○○集計表、2をクリックしたら△△分析表」というようなメニューを提供することがあります。この方式を個別メニュー提供方式といいます。
 個別メニュー提供方式は、ツールの使い方を習得する必要がないこと、操作が容易なことなど、エンドユーザには便利な方式ですが、裏ではIT部門が個別にプログラムを作成する必要があります。また、この方式では、得られる情報は限られるため、エンドユーザは新規メニューの提供を要求します。そのため、IT部門はかえって多忙になってしまいます。

公開ファイル提供方式と個別メニュー提供方式には、それぞれ利点があるので、公開ファイル提供方式だけを提供するのは不適切です。しかし、エンドユーザが、過度にIT部門への依存があるために、個別メニュー提供方式を要求するは困ります。