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情報システムの利用形態とEUC

学習のポイント

利用者からみると,企業における情報システムの利用形態は,基幹業務系システム,情報検索系システム,パソコンの利用,コミュニケーション系システムに区分することができます。ここでは,各利用形態の目的と特徴を理解します。そして,EUCの立場で利用形態間の関係を考察します。

キーワード

基幹業務系システム,定例的/非定例的,定型的/非定型的,情報検索系システム,エンドユーザ,DSS,ESS,パソコンの利用,OA,BASIC,ワープロソフト,表計算ソフト,コミュニケーション系システム,CSS,電子メール,電子掲示板,グループウェア


1 情報システムの利用形態

現在の情報システムを利用形態により区分すると次のようになります。このうち,基幹業務系システム以外の部分がEUC(End-user Computing)の分野です。


(1)基幹業務系システム

コンピュータが本格的に企業に導入された1960年代に最初に構築された情報システムは,販売システム,経理システム,人事システムなどの基幹業務系システムでした (「基幹」系の意味)。その理由は,当時のコンピュータが高価であり機能も不満足なものでしたので,処理が比較的単純で効果が明確な分野が選ばれたからだといえます。また,将来のデータ活用を考慮すると,ともかく企業活動での主要なデータを収集蓄積することが重要だと考えられたからです。

基幹業務系システムを「基幹業務」のシステムと解釈すると,企業で最も重要な業務を対象にするように思われますが,企業で重要な企画・計画業務などは対象ではなく,むしろ,受注,売掛,調達,給与など,日常的な業務遂行に必要な業務を対象にしており,特に会計的なデータの処理が中心になっています。このシステムで収集蓄積したデータが,多様な用途に用いられるという意味で「基幹」なのであり,「基幹」業務システムと解釈するほうが適切だともいえます。なお,この「基幹業務系システム」や「情報検索系システム」という表現は日本の実務界特有な表現です。

基幹業務系システムの目的

日常業務の規制
基幹業務系システムの対象業務は,主として全社的な大量データを定例的・定型的な処理をする分野です。このような分野で,単純業務の仕方を標準化して効率化することにより,省力化(省人化)を図り,人間をより創造的な業務につかせることを目的としています。
業務改革のインフラ
基幹業務系システムは仕事の仕方を規制するのですから,基幹業務系システムを構築するにあたっては,理想的な業務の仕方を考え,それを実現するための手段として考えることが必要です。すなわち,基幹業務系システムは業務革新のインフラだといえます。
情報検索系システムへのデータ提供
情報検索系システムを有効に活用するには,正確なデータが円滑に提供されなければなりません。それにはルールを決める必要がありますが,そのルールが基幹業務系システムだといえます (基幹系と情報系の位置づけの変化)

従来は,基幹業務系システムで提供する帳票類が不十分だったので,それをカバーするために,個々の帳票となる基のデータをファイルにしておき,それを任意に検索加工させようとしたのです。すなわち,情報検索系システムは基幹業務系システムの補足的な位置付けとされていました。ところが,最近では業務改善や改革のために利用することが多くなり,情報検索系システムのほうが情報システムの中心になってきました。そうなると,基幹業務系システムは情報検索系システムに正確なデータを提供するシステムだという認識が出てきました。両者の位置づけが変化してきたといえましょう。

基幹業務系システムの特徴

効率性・正確性
基幹業務系システムは,手作業の代替をするのですから,それよりも効率的で費用が安いことが求められます。また,基幹業務系システムは,請求書の発行や財務諸表の作成などに利用されるものであり,意思決定のための情報検索系システムにデータを提供するのですから,正確でなければなりません。
記録性,継続性
基幹業務系システムが取り扱うデータの大部分は,企業活動の基本に関係するものであり,会計処理に関わるものです。正確性を保証するために,記録性,継続性なども重視されます。
情報システム部門による開発運営
効率性や正確性が重視されますので,情報システム部門が中心になり,システム構築・運用をするのが一般的です。

(2)情報検索系システム

「あの商品は今月どの程度売れているか?」「将来の利益を確保するには商品構成をどう改善するか?」など,企業では過去の業績評価でも将来の戦略計画でも数値をベースにした情報が重要です。しかも,そのような情報をほしいときに(非定例的)に,ほしい形式で(非定型的)で入手できるようにすることが重要です。

エンドユーザは,多様な情報を必要としますが,その個々の要求に情報システム部門が対応していたのでは,情報システム部門が多忙になってしまうし,エンドユーザが要求してから結果が得られるまでの時間が長くなってしまいます。それを解決するには,基幹業務系システムで収集蓄積したデータを,エンドユーザが利用しやすい形式のファイルにして公開し,エンドユーザが簡易ツールにより,任意の切り口で検索加工できるようにすることが効果的です。このような利用形態を情報検索系システムといいます。

基幹業務系システムに対して,情報検索系システムには次のような特徴があります。

    基幹業務系システムと情報検索系システムの比較

          基幹業務系     情報検索系          
   運用者    情報システム部門  エンドユーザ
   利用頻度   定例的       アドホック(随時)
   目的・要件  効率性・正確性   有効性・使いやすさ
   対象・処理  網羅的画一処理   重点的多様処理
   データ更新  更新が中心     更新はしない

情報検索系システムは,1970年代のDSS(ESS)から発展し,1980年代を通して急速に普及してきました。従来は,情報検索系システムは,基幹業務系システムの補助的な位置づけとして発展してきたのですが,現在では,むしろ情報検索系システムのほうが重要であり,情報検索系システムに正確なデータを提供するのが基幹業務系システムであるというように,情報検索系システムの位置づけが変化してきました。

(3)パソコンの利用

1980年代になると,生産部門にくらべてオフィス部門の生産性向上が低いことが指摘され,そのころ普及しはじめたパソコンを有効に活用することが注目され,OAの概念が普及しました。当初のパソコン利用では,ネットワークに接続されていないスタンドアロンでの利用でしたが,それでも,エンドユーザが,自分が自由に支配できるコンピュータを持った意義は大きいのです。これで,コンピュータは情報システム部門の独占物ではなくなったのです。

パソコンを利用するためにBASICを習得することが必要だとされたこともありましたが,すぐに表計算ソフトやワープロソフトが出現し,エンドユーザにとって使いやすい環境になりました。パソコンがネットワークに接続されるようになると,表計算ソフトの利用は,情報検索系システムと連携して,メインフレームのデータをパソコンにダウンロードして,多様な編集ができるようになりました。また,ワープロとしての利用は,コミュニケーション系システムの布石にもなるものです (「情報技術」はパソコンだけではない)

パソコン単体でのWordやExcelが使えることが情報リテラシだと思っている人がいますが,企業ではそれだけではあまり役に立たないのです。

考えをまとめるためのワープロ

ワープロを清書ツールだと思っていませんか? 手書きで下書きをしてワープロで清書するなどというのは二重作業であり,そんなことをするのならば手書きのままで提出しろと叱られます。ワープロの本質的な機能は,文章の位置を動かせること,編集し直せることにあるのです。思い着いたらとにかくワープロで打ち込み,それを体系化して文書にするのです。その過程において,新しいアイデアが生まれるのです。生産性の向上よりも,創造性の向上に役立つのです。

グループウェアとしてのワープロ

他人に文書を渡すのにワープロ文書をコピーして配布していたのでは労力もかかりますし,文書の保存管理も大変です。電子メールで配布するとか,電子掲示板に掲載するなど,グループウェア(コミュニケーション系システム)として活用することが必要なのです。

実務での表計算ソフト

Excelは,縦横集計をしたりグラフを作成するのに便利なツールですが,その元になるデータはどこにあるのでしょうか? それを伝票などから探していたのでは仕事になりません。現在ではそれらのデータはコンピュータに入っています。しかし,それをプリントアウトしてExcelの表に再入力するのもばかげています。すなわち,コンピュータにあるファイル群から必要なデータをExcelの表に取り出す技術がないと,Excelを知っていても効果は少ないのです。

(4)コミュニケーション系システム

1990年代になると,ダウンサイジングによりCSS環境が普及しました。米国では,基幹業務系システムをメインフレームでの集中処理からCSS環境での分散処理へと移行しましたが,日本では,CSS環境での利用として,電子メールや電子掲示板を中心とするグループウェアが急速に普及しました。このような,情報の伝達や情報の共有化を目的とした利用形態をコミュニケーション系システムといいます。グループウェアは社内でのコミュニケーション系システム,インターネットは社外とのコミュニケーション系システムということができます。

従来のコンピュータ利用では,文字通り計算機としての利用でした。それがこの段階になって,コミュニケータ(情報伝達機)としての利用へと拡大したのです。その両者には次のような違いがあります。

       コンピュータとコミュニケータとの比較

        コンピュータ     コミュニケータ
   対象   コード化されたデータ 一般的な文書や画像な
        数値的なものが主   どのマルチメディア
   処理目的 選択・集計などの加工 情報伝達や情報共有化
        処理が必要      が目的
   運営方式 かなり厳密に決められ 比較的柔軟なルールで
        た方式        運用可能
   運営主体 情報システム部門によ 各グループの自主的な
        る集中管理      運営

2 EUCの位置付け

情報システム部門以外の部門,すなわち営業部門や経理部門など一般の部門を利用部門といいます。その利用部門の人たちをエンドユーザといいます。エンドユーザがコンピュータを自主的に利用して,自分あるいは自分の属するグループの業務改善に役立てることをエンドユーザ・コンピューティング(EUC:End-user Computing)といいます

情報システムでのEUCに属する分野は,情報検索系システム,パソコンの利用,コミュニケーション系システムです。すなわち,基幹業務系システム以外がEUCの分野であり,情報システムの大部分を占めるともいえます。

(1)EUCの発展

1970年代の中頃までは,コンピュータを直接に使うのは情報システム部門の人たちに限られていました。その後のコンピュータの歴史はコンピュータ利用の大衆化の歴史,すなわち,EUC発展の歴史だともいえます。前章と重複しますが,簡単に振り返ってみましょう。

TSSと情報検索系システム

1970年代にTSS(Time Sharing System)が発展し,DSS(Decision Support System)の考え方が普及しました。これにより,エンドユーザが自分の机の上にある端末(パソコン)から,メインフレームを操作して,情報を得ることができるようになりました。

1980年代を通して,TSSの利用は急速に普及しました。基幹業務系システムで収集蓄積したデータをエンドユーザが使いやすい形式のファイルにして公開し,エンドユーザは簡易ツールを用いて,任意の切り口で検索加工ができるようになりました。特にRDB(Relational Database)の発展は,そのような利用を容易にすることに効果がありました。また,このような利用形態は,1990年代中頃にはデータウェアハウスへと発展しました。

ここで注目すべきことは,簡単な処理に限定されますが,エンドユーザが自分でプログラムを作り情報を入手できるようになったことです。それまではプログラム技術が未発達であったために,プログラムが書けることが特殊知識であり,それが情報システム部門のアイデンティティだったのですが,これが一般的な知識になったのです。また,エンドユーザが自分で情報を入手することが当然となると,それだけエンドユーザの責任が増大したともいえます。

パソコンの利用

     コンピュータ普及と情報システム

   時代   設置台数  技術・概念 出現システム

  1960年 会社に1台  EDPS 基幹系システム
  1970年 部に1台   TSS  DSS
  1980年 課に1台   OA   情報検索系システム
  1990年 1人に1台  CSS  グループウェア

1980年代になると,OAの概念とともにパソコンが普及しました。これによって,個人で管理できるコンピュータを入手できたのです。メインフレームのデータをパソコンに取り込み,パソコンの使いやすいツールを用いて多様な編集加工ができるようになりました。その後,パソコンの普及は目覚しく,現在では1人に1台の環境にもなり,鉛筆やノートと同様の事務用品になってきました。コンピュータの設置台数と情報システムの出現を対応表にすると上表のようになります。

パソコンの普及により,小さいながらエンドユーザが自分で管理するコンピュータを持ったのです。特定の分野では,情報システム部門よりも知識能力の高いエンドユーザも出現しました。その能力により,自分あるいは自部門のローカルシステムを,情報システム部門に頼らずに構築・運用するようにもなったのです。これは,情報システム部門の負荷を減らしますし,全社的にみても望ましいことなのですが,反面,統一性のないシステムが乱立する危険もあります。

コミュニケーション系システム

1980年代末から1990年代初にかけて,CSSが普及しました。この環境で普及したのがグループウェアです。従来のコンピュータは,文字通りデータを計算処理することが目的でしたのでプログラムが重要でしたが,電子メールや電子掲示板などの利用では,計算処理をするのではなく,文書や画像の伝達や共有などの機能が中心になります。すなわち,コンピュータがコミュニケータとしての利用へと発展したのです。

このようなシステムは,あえてシステムとして構築するものではなく,エンドユーザでも簡単に運用できます。また,基幹業務系システムなどとは異なり,情報を入力することはエンドユーザの恣意に任されています。しかも,エンドユーザからみれば,このような利用のほうが利用度が多いのです。

インターネット

1990年代中頃からインターネットが急速に普及しました。もはや企業での情報化とは独立に,エンドユーザが世界中の情報を入手したり,世界中に情報を発信することができりようになりました。また,インターネット技術を社内ネットワークに適用したイントラネットが進み,エンドユーザはWWWブラウザだけを使って社内システムも利用できるようになりました。

(2)情報システムの体系の変化

このように利用環境が変わってくると,基幹業務系システム→情報検索系システム→コミュニケーション系システム→インターネットという歴史的な発展順序ではなく,インターネットに接続したパソコンの利用→それを組織内に限定して高度な利用をするグループウェア→数値的なデータを加工することに限定した情報検索系システム→そのデータを正確・迅速に収集・蓄積するための基幹業務系システムの順序で情報システムを体系化するほうがむしろ適切なようになってきました。



理解度チェック

第1問

次の業務は,a)基幹業務系システム,b)情報検索系システム,c)(インターネットを含む)パソコンの利用,d)コミュニケーション系システムのうち,どれに最も近いといえるだろうか。

  1. 営業部が顧客からの注文を受けたのでコンピュータに入力した。
  2. 顧客を訪問したとき,製品の改善に役立つ意見を得たので,技術部に連絡した。
  3. 臨時の会議を開きたいが,関係者全員が社内にいるのはいつだろうか。
  4. 昨年のゴールデンウィークには,自社の扱っている商品では,何が多く売れただろうか。
  5. 給与計算がシステム化されたので,月末の残業が減った。
  6. グラフやイラストをうまくまとめた報告書を作成してほめられた。
  7. 大売出しのキャンペーンは効果があっただろうか。

第2問

  1. 基幹業務系システム,情報検索系システム,コミュニケーション系システムの特徴を表にしてみよう。
  2. パソコンが出現して,従来の汎用コンピュータだけを用いていたときと,仕事のしかたにどのような変化が現れただろうか。
  3. グループウェアを活発にして効果をあげるためには,どのようなことに留意するべきだろうか。
  4. パソコンのワープロや表計算ソフトに習熟することは,企業からみると,どのような効果があるのだろうか。