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ＲＦＰの重要性

ＲＦＰ（Request For Proposal：提案依頼書）とは、情報システムの調達をするのにあたり、複数のベンダに具体的な提案を依頼する文書です。調達する情報システムについて、対象業務、必要な機能、調達条件などを記述します。

ＲＦＰの重要性

情報システムは、ベンダ決定後に詳細な打ち合わせを行った後で作成されるシステム設計書に基づいて開発されるので、ＲＦＰがそのまま情報システムの仕様書になるのではありません。しかし、ＲＦＰにより提案が行われ、その提案によりベンダを選択し、開発作業に入るのですから、その提案が外部設計書と基本事項で大きなギャップがあると、多様なトラブルが生じます。さらには、ＲＦＰが不適切だと、もっと優れた提案があるのに、それが得られないかもしれません。しかも、複数ベンダの比較をするのですから「詳細は必要に応じて口頭説明する」のでは困ります。
　すなわち、自社の期待が正確にベンダに伝わるＲＦＰを作成する必要があるのです。

内部検討が不十分なままに「販売システム一式」的なＲＦＰにしたのでは、ベンダはどのようなシステムにしてよいかわかりませんから、適切な提案は得られません。ベンダは、このようなずさんなＲＦＰにする客先は成熟度が低いと判断します。開発途中で大きなリスクが発生することを危惧して、見積りを高くするかもしれませんし、甘く見てレベルの低い技術者をあてるかもしれません。
　逆に、そのままシステム設計書となる程度まで検討しつくしたＲＦＰを作成するには、自社に高い能力がないとできませんし、多大の作業になります。また、そこまで行うのであれば、ＲＦＰを作成する必要すらないでしょう。

ＲＦＰの内容

一般には、ＲＦＰでは「何をしたいのか」（ｗｈａｔ）を示し、提案書は「どのように実現するか」（ｈｏｗ）を答えることになります。このときに、現行の組織図、業務の流れ、データの量など、提案をするのに参考になる事項は、できるだけ示すことが、より適した提案を得るのに必要です。
　自社が設定している方式や標準（ＥＲＰパッケージの利用、プログラム言語の指定、データベースの指定など）への準拠が必要なときは、それを明示する必要があります。しかし一般的には、ＲＦＰでｈｏｗまで指定するのは、専門家であるベンダの創意工夫を制約することになります。
　また、ＲＦＰで「なぜ情報システムを必要とするのか」（ｗｈｙ）も示すほうが、よりよい提案が受けられます。しかし、経営戦略の一端を伝えることになります。
　複数のベンダによる提案を比較検討するためには、提案書の記載項目や形式を統一する必要があります。また、自社が提供する開発環境や自社が行う作業を明示することも必要です。

ＲＦＰ作成のためのガイドブックやテンプレートなどが、図書やインターネットで提供されています（記述内容例）。それらを参考にして作成するのが適切です。しかし、自社の状況、情報システムの目的により重点となる事項が異なります。それに応じて取捨選択することが必要です。

ＲＦＰには通常次のような内容が記述されます（ＩＴコーディネータ協会『ＲＦＰ／ＳＬＡ見本シリーズ（配布版）』より）。

  1. システム概要
    • システム化の背景、システム化の目的・方針、
    • 解決したい課題、狙いとする効果、現行システムとの関連、
    • 会社・組織概要、新システムの利用者、予算
  2. 提案依頼の手続き
    • 提案手続き・スケジュール、提案依頼書に対する窓口、
    • 提案資料、参加資格条件、選定方法について
  3. 提案していただきたい事項
    • 提案企業情報、提案の範囲、調達内容・業務の詳細、
    • システム構成、品質・性能条件、運用条件、
    • 納期およびスケジュール、納品条件、
    • 定例報告および共同レビュー、開発推進体制、
    • 開発管理・開発手法・開発言語、移行方法、
    • 教育訓練、保守条件、グリーン調達、費用見積もり、そのほか
  4. 開発に関する条件
    • 開発期間、作業場所、
    • 開発用コンピュータ機器・使用材料の負担、
    • 貸与物件・資料
  5. 保証要件
  6. システム品質保証基準、セキュリティ
  7. 契約事項
  8. 発注形態、検収、支払い条件、
  9. 保証年数（瑕疵担保責任期間）、
  10. 機密事項、著作権等、そのほか
  11. 添付資料
    • 要求機能一覧、
    • ＤＦＤ（データフローダイヤグラム：データの流れを図示したもの）、
    • ＥＲＤ（エンティティ－リレーションシップ図：データとデータの間の関連を図示したもの）、
    • 現行ファイルボリューム、現行ファイルレイアウト

ＲＦＰ作成での留意事項

●自社作成の場合
　「きれいごと」な内容のＲＦＰがよくあります。調達の目的や業務の流れなどを、現状と異なる洗練されたものにして記述するため、後で具体的な調査をすると、大きな違いが発見されることが多いのです。

ＲＦＰにまとめるときには、矛盾や例外が多いのは困りますが、実際と異なる記述や重要項目の記述がないのは致命的です。まず、重点となる基本的な事項を示し、矛盾や例外を注として示すような表現上の工夫が求められます。

●コンサルタント起用の場合
　ＲＦＰ作成には、業務の知識以外に、ＩＴに関する知識や、適切な提案を得るためのテクニックも必要になります。そのような能力が自社にない場合には、ＲＦＰ作成にも外部の利用が必要になります。
　この分野を専門にしているコンサルタントがあります。大規模なコンサルタント会社から個人コンサルタントまで多様です。ここで重要なことは、自社の状況や対象業務をよく理解しているコンサルタントを選択することです。不適切なコンサルタントを起用すると、次のようなＲＦＰになる危険があります。

いずれにせよ、コンサルタントに適切な説明ができなければなりません。あくまでも、発注側が、よりよいＲＦＰを作成する努力をすることが大切なのです。

●ベンダ起用の場合
　ＲＦＰ作成作業が煩雑なことから、発注を予定しているベンダに依頼する傾向がありますが、ベンダに都合のよいＲＦＰになるのは当然ですので、これは絶対に避けるべきです。ＲＦＰ作成に携わったベンダには開発業務を発注しないことにしている企業もあります。
　何らかの都合によりベンダに依頼せざるを得ない場合でも、基本事項は自社で決定し、形式的な文書化をする作業だけを依頼するようにしましょう。

ＲＦＰの作成状況

参照：「システム部門Ｑ＆Ａ 第１２回 ＲＦＰの作成方法が分からない！」）